Como fazer um inventário com o Excel?

Se você precisa saber como fazer um inventário de armazém ou similar, é melhor ser ajudado pelos programas de computador fornecidos para esta função. Dentre eles, uma planilha Excel é o que você procura, principalmente se for o seu primeiro inventário.

Você precisa de um agora, antes que seu warehouse ganhe vida, mas como fazer um inventário? É muito mais fácil do que parece se você nunca experimentou e quando o tiver descobrirá quantas vantagens não estava aproveitando.

Escolha o Excel para começar

O Microsoft Excel é um aplicativo de planilha , de longe o mais conhecido e popular. Os utilitários do Excel são infinitos, embora se concentrem em tarefas contábeis e financeiras. Uma das suas principais virtudes é a versatilidade que permite ser útil para pequenas empresas, incluindo gestão de pessoas, mas também para grandes empresas.

Mesmo que nunca tenha utilizado o Excel, pode ter a certeza, é uma aplicação essencialmente simples e acessível , embora para tirar o máximo proveito seja interessante conhecê-la a fundo e do ponto de vista profissional.

O Excel utiliza uma linguagem de programação própria através de fórmulas que permitem diversas funcionalidades e a criação de gráficos a partir dos dados incluídos na aplicação, mas pode-se optar por um modo básico para iniciar. Aprenda as fórmulas de que você precisa para iniciar seu inventário.

Inventário em Excel: passo a passo

A quantidade de produtos, a utilização que pretende dar ao inventário, o seu conhecimento do programa e outros detalhes tornam necessário adaptar o passo a passo às suas necessidades e até introduzir uma variante desde o início ou mais tarde, quando tiver um pouco de filmagem.

  • Etapa 1: defina sua tabela ou modelo

Os bancos de dados de informações que são criados no Excel são organizados e inseridos em uma tabela simples de dupla entrada. Você pode escolher o número de colunas e linhas a serem usadas de acordo com suas necessidades.

Com um modelo de base correto, tudo é mais simples e fácil de expandir ou até mesmo alterar. A primeira coisa é criar uma pasta de trabalho do Excel em branco na qual você possa trabalhar em diferentes planilhas de acordo com suas necessidades. O estilo e o layout também podem ser alterados nos menus correspondentes, se você não quiser usar o que é aplicado por padrão.

  • Etapa 2: Distribuir os quadrados superiores da folha

As colunas são nomeadas no topo da planilha alfabeticamente a partir de A, o ideal é aproveitar esse espaço para renomear – colocar títulos – de acordo com as necessidades do seu inventário e das informações a serem inseridas. Normalmente colocado: nome, código interno do produto, código de barras, descrição do produto e número de estoques.

  • Etapa 3: apresentar os produtos

A compilação das informações da base de dados de inventário é necessariamente o trabalho mais árduo e tedioso, mas deve-se fazê-lo imediatamente para que depois o Excel possa trabalhar automaticamente e aplicando suas fórmulas, mas sempre a partir dessas informações que você deve fornecer. Despeje as informações sobre cada um de seus produtos no depósito, preenchendo as linhas da tabela e indicando as informações esperadas em cada coluna.

  • Etapa 4: aplicar fórmulas

O mais complicado – até que seja praticado e conhecido – é o uso de fórmulas para automatizar o trabalho do Excel, mas comece copiando o essencial no seu inventário para ver de forma real como funcionam e logo você poderá combinar e adaptá-los de acordo com suas necessidades. Para estoque essencial que rastreia entradas e saídas de produtos, você precisa adicionar uma coluna para cada produto com essas informações e, em seguida, aplicar uma fórmula de adição e subtração ao total na célula de totais.

Uma dica sobre Excel e inventários

Embora criar uma mesa não seja complicado, é verdade que se você não estiver familiarizado com o programa ou com esses tipos de ferramentas, pode tornar-se um pouco intenso e destruir sua paciência. Mas não é por isso que tem que renunciar ao uso de tabelas Excel para gerir o seu stock de armazém, recorrer a download de templates para o efeito que incluem fórmulas já adicionadas e tudo o que necessita.

Além disso, você pode acompanhar um curso online , nos programas de treinamento os cursos de Excel raramente faltam devido à sua demanda e utilidade.