De acordo com estatísticas publicadas no Mashable, mais de 89 bilhões de e-mails comerciais são enviados todos os dias. Nem mesmo os mais de 55 bilhões de e-mails pessoais que são enviados todos os dias.
O e-mail é uma parte importante do nosso negócio e da nossa vida. No entanto, poucas pessoas sabem como iniciar e encerrar corretamente um e-mail comercial profissional para obter os melhores resultados.
Neste tutorial, mostrarei a melhor maneira de iniciar e encerrar um e-mail comercial profissional. Também explico o estilo de e-mail e discuto a importância de identificar seu público-alvo.
1. Conheça seu público-alvo
Antes de poder escrever um início e um fim eficazes para o seu email, você precisa determinar o público-alvo do seu e-mail. Um público é quem você deseja alcançar com seu e-mail. Pode ser uma pessoa específica ou um grupo de pessoas.
Por exemplo, um desenvolvedor da Web que escreve um e-mail comercial para uma empresa para ver se eles precisam de trabalho de desenvolvimento da Web tem um público de gerente de contratação.
Por outro lado, enviar um e-mail para seu amigo para ver se há vagas para um desenvolvedor web na empresa em que ele trabalha tem o público-alvo do seu amigo.
2. Escolha o estilo de e-mail formal ou informal
O estilo que você usa para escrever seu e-mail afeta a eficácia do seu e-mail. O início e o fim do seu endereço de e-mail dependem do estilo que você escolher.
E-mail formal
Anos atrás, todos os e-mails comerciais eram formais. Você pode ter sido ensinado a usar um estilo formal para escrever todos os e-mails comerciais.
O principal problema com muitas saudações formais por e-mail é que elas parecem rígidas.
Esteja ciente das convenções na organização para a qual você está escrevendo. Hoje, muitas organizações preferem um estilo de e-mail casual e informal, mesmo para e-mails profissionais de negócios.
Leia também: como ter um email profissional gratuito
E-mail informal
Embora um estilo de e-mail formal funcione para muitas empresas, algumas preferem um tom menos formal. Aqui estão alguns sinais de que é apropriado usar uma linguagem menos formal em seu e-mail:
- Todos os e-mails que você recebe de indivíduos da organização são menos formais. Preste atenção especial em como os e-mails são escritos pelos responsáveis, como os e-mails do seu chefe.
- O destinatário instrui você a ser menos formal. Por exemplo, se você endereçar seu e-mail para “Caro Sr. Brown” e ele responder “O Sr. Brown é meu pai, me chame de Bob”.
- Você conhece bem o destinatário. Ao escrever para um amigo ou colega que você conhece, use o primeiro nome dele. Endereçar o e-mail com um título como Sra ou Sr. pode parecer estranho ou hostil.
Observe seu tom
Um dos maiores problemas com e-mail é que o destinatário não consegue ver sua linguagem corporal. Isso pode levar a mal-entendidos.
Por exemplo, escrevi o que achei que fossem e-mails profissionais. Depois de abordar o destinatário, fui direto ao ponto e abordei apenas o tópico que queria abordar. Fiquei chocado quando um dos meus clientes me escreveu perguntando por que eu fui tão rude em meus e-mails. Eu tive que repensar a maneira como eu enviei e-mails.
Para emails para este cliente, adicionei uma frase mais amigável no início de cada email, por exemplo Por exemplo.:
- Eu espero que seu dia esteja indo bem.
- Espero que sua semana tenha começado bem.
- Estou ansioso para entrar em contato com você novamente.
O que levou a uma resposta positiva. No entanto, lembre-se de evitar frases de abertura que possam ser muito rígidas, como:
- Espero que este e-mail encontre bem.
- Observe que…
- Por favor me mande um e-mail a respeito…
3. O email perfeito começa
Como iniciar o email comercial? Por favor, envie um e-mail para a primeira coisa que um destinatário vê. Um bom começo significa que você causa uma boa impressão. Para iniciar o e-mail ruim pode significar que seu e-mail comercial vai direto para a lixeira.
Aqui estão os três elementos de um bom começo de e-mail:
- Referência
- Saudação
- A primeira frase
Referência
A maioria dos destinatários de e-mail verifica as linhas de assunto em sua caixa de entrada de e-mail para decidir quais e-mails são importantes e quais podem ser editados ou excluídos posteriormente. Se você deseja que seus e-mails comerciais sejam lidos, uma boa linha de assunto de e-mail é essencial.
Masters ressalta que boas linhas de assunto de email são relevantes para o público sempre que possível e personalizadas. Linhas de assunto de e-mail que tentou muito chamar a atenção do leitor também geralmente falham.
Pontos de exclamação não correspondem às taxas de abertura mais altas. Nunca envie um e-mail com uma linha de assunto em branco. Muitos sistemas de e-mail classificam as mensagens com linhas vazias na pasta de spam.
Saudação
A saudação de um e-mail é para quem o e-mail é endereçado. Em e-mails mais formais, a palavra “Prezado” geralmente é prefixada.
Alguns exemplos de e-mails comerciais oficiais são:
- Caro senhor
- Querido
- Sra. Caro Sr. Brown
- Prezada Sra. Lopez
- A quem possa interessar
- Caro doutor. Smith
Primeira sentença
A primeira frase de um e-mail determina se o destinatário continuará lendo. Uma boa primeira frase é como iniciar um email profissional. Não posso dizer quantos e-mails eu deletei porque a primeira linha me dizia que a pessoa não tinha um negócio.
Aqui estão alguns exemplos de linhas de partida ruins e como corrigi-las:
- “Você não me conhece, mas…” Desnecessário dizer, eu não conheço você. Vá ao ponto em vez disso. “Estou escrevendo para você hoje para convidá-lo para a assembleia anual de acionistas em 5 de abril.
- “Meu nome é Lisa Lopez e eu sou…” Se você enviar um e-mail dessa forma, o e-mail será sobre você. Em vez disso, faça uma pergunta interessante ao leitor. “Você sabia que 50% dos americanos não têm plano de aposentadoria?” Depois de chamar a atenção do leitor, apresente-se.
Quando você escreve para alguém que não conhece, mas tem uma conexão, consulte essa conexão. Por exemplo, você pode dizer: “Vi sua apresentação sobre usabilidade na reunião de [nome da organização] no mês passado” ou “Li seu último artigo sobre [tópico] na publicação XYZ”.
4. Como encerrar um e-mail
Aqui estão os elementos do método correto para fechar um e-mail:
- Palavras como explicam acima, sua descrição para o leitor são importantes. Sinta-se à vontade para se familiarizar com as informações fornecidas ou informe-nos se estiver confortável.
- Assinatura. Se você não for conhecido do destinatário, use seu nome e sobrenome. Se o destinatário for conhecido e o e-mail comercial for informal, você poderá usar apenas seu primeiro nome.
- Título e empresa (se aplicável). Em um e-mail comercial formal escrito em nome da empresa, inclua seu cargo e o nome da organização para a qual você trabalha.
- Informações de Contato. Não apenas insira seu endereço de e-mail, mas também outras opções de contato, por exemplo. B. Suas informações de contato de mídia social ou número de telefone. Se for uma solicitação de emprego, forneça suas informações do LinkedIn.
Link para o site da sua empresa (se aplicável). Se você tem um site de negócios, um link para ele em sua assinatura de e-mail pode ser importante.
Foto (opcional). É aceitável adicionar uma foto à assinatura, mas nunca substitua o texto do nome por uma imagem. Alguns sistemas de e-mail não exibem imagens. Se você não incluir nenhum texto nesses sistemas de e-mail, o destinatário não poderá saber quem enviou o e-mail.